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做簡報好頭痛?4 個步驟、5 個網站,讓你有效率產出邏輯、美觀兼具的 PPT!

我相信對很多人而言,
做簡報(不管是 PPT、Keynote、Google Slides)是一件讓人有點卻步的工作,對吧?

對我來說,我其實一直都挺喜歡做簡報的;
因為簡報除了可以更邏輯性的表達想法、還能展現個人風格,每次生出一份簡報寶寶、我就會超級有成就感!!!

今天就想來跟大家分享我做簡報的基本流程,也會分享幾個素材網站和工具,讓你不再把做簡報視作苦差事喔!

 


▎ 做簡報好難?4 步驟快速上手!

做簡報好頭痛?4 個步驟、5 個網站,讓你有效率產出邏輯、美觀兼具的 PPT!

#1 開始之前,先問自己幾個問題。

接到任務後(無論是作業、報告還是工作),別急著埋頭苦幹,別忘了先問自己 3 個問題!

我做這份簡報的目的是什麼?

首先呢,你要先知道做這份簡報的目的是什麼。

舉例來說,
在學生時期、我們都會有很多需要分組或個人報告的機會,這時候就需要先確認這份報告是要導讀、分析、或延伸發想等等;
出社會工作之後,簡報的目的就更多元了,像是新企劃提案、銷售導向、成效分析等等。

其實不只是做簡報,在做很多事情之前、都應該要了解背後的目的,才能更精準地把任務做好、而不只是做完!!!

 

我是要報告給誰聽?

確認了明確的簡報目的,同時你也應該知道這份簡報是要提供給誰、報告給誰聽。

再來舉個例子,
在公司做簡報的時候,你的報告對象可能是組內組員、其他部門的同事、或者是高階主管;
因為報告對向的領域、層級不同,你所要準備的簡報內容和用語也應該要隨之調整,才不會出現對方聽不懂、甚至說錯話的問題。

就像單純的講話、或講故事一樣,在面對不同對象的時候、說話的內容設定和表達方式都不一樣,這樣才能更有效溝通、並達到你的目的!

 

這份簡報是在什麼場合使用?

目的和對象都設定好之後,也要確認一下簡報所使用的場合、型式。

在較正式的場合中,你的簡報就應該要更偏向專業以及精準;
但如果只是個輕鬆討論、交換想法的場合,就可以把簡報設計的簡單一些。

另外,檔案格式也要注意,有時候簡報是用 PPT(或其他支援動態顯示的工具),那麼就可以加入動畫元素、讓簡報活潑生動;
但很多時候,為了避免格式跑掉、我們會選擇 PDF 的檔案型式,這是侯就要注意簡報呈現的完整度。

 

做簡報好頭痛?4 個步驟、5 個網站,讓你有效率產出邏輯、美觀兼具的 PPT!

#2 骨架長好、才能往對的方向發展。

在簡報目的、對象和使用場合都確認之後,我們就可以開始來長骨架嘍!!!

一份簡報的架構是非常重要的,因為整個框架關係到了簡報者的邏輯呈現、以及聽者(閱讀者)的理解容易度;
精準清楚的簡報架構,可以讓你更好的去完成後續內容的填充,也會讓聽眾更輕易理解你想表達的東西。

 

#3 不要太糾結、洞挖好了就先填空。

骨架長好之後,就可以來填肉了。

有些人可能會邊做邊很糾結,像是煩惱某部分內容完不完善、圖表呈現的夠不夠清楚,或是出現有時候做到一半、就是覺得有點不順的狀況;
這些都很正常,畢竟很少人能夠一開始就處處完美、想得無比清楚,但真的不要太糾結,先把洞填滿就好、後面再來修改調整!

 

做簡報好頭痛?4 個步驟、5 個網站,讓你有效率產出邏輯、美觀兼具的 PPT!

#4 邏輯要順、才有辦法好好說故事。

最後、但也不是最後,就可以來好好順邏輯了!

剛剛不是說先不要糾結嗎?因為到正式交出去、上台簡報之前,我們都還有修改的機會。

要怎麼去調整呢?

你可以多講幾遍給自己或同事、朋友、家人聽,在講的同時、基本上你一定會有覺得不太順的地方,那就可以從這些部份去修改;
這樣的方式真的蠻推薦的,因為不只能夠讓整體簡報的完整度更高、邏輯更順暢,還能在正式簡報前多練習幾遍!

 

做簡報好頭痛?4 個步驟、5 個網站,讓你有效率產出邏輯、美觀兼具的 PPT!

▎ 想做出美美的簡報?你不可不知的 5 個網站!

ALL PPT.com

來說說我發現這個網站的契機,
有天做簡報時、我有個時間軸呈現的需求,所以我就很直覺的在 Google 大神上搜尋,接著就進入了 ALL PPT.com!(是否是一段廢話)

ALL PPT.com 是一個免費、每天幾乎都有內容更新的簡報素材網站,除了模板之外、還有多樣化的圖片跟圖表可以下載使用;
而且這個網站的分類頗細,也有針對商業的時間軸、議程、組織圖等。

 

FLATICON

做簡報的時候,我們會有很多 icon 的需求,畢竟圖案比文字更吸引人嘛!

一個免費且素材量大的 icon 網站就很重要,而 FLATICON 是我用到目前為止、覺得相當能滿足我需求的網站。

你不用註冊登入也可以下載,但是會有數量的限制,不過也不用擔心,這時候只要用 Google 或 FB 帳號登入、就可以繼續下載嘍!

 

Canva

我使用 Canva 比較頻繁的情境是圖片設計,但其實這個網站(也有 App 喔!)在設計簡報上也相當好用。

Canva 的操作介面很直覺、分類也相當詳細,你可以很容易的在分類中找到自己所需要的設計、然後再加以修改,而且還可以建立團隊來共同編輯!

Canva 的素材有免費、也有需要費用的,在編輯之前可以先確認清楚;
另外很方便的是,只要用 Google 或 FB 帳號登入後,你的製作紀錄都會直接被留存,之後在使用時就可以一目瞭然、也能重複利用。

 

Slides Carnival

這個網站是免費的、我在學生時期就有使用了噢!

雖然主要模板是設計給 Google Slides 使用,但你也可以下載下來用在 Power Point;
Slides Carnival 雖然樣板不算是到超級多,但蠻有系統的以風格來分類,像是正式、簡約、商業等等。

 

Pixabay

除了模板和 icon 之外,在做簡報時也會有很多圖片需求,而使用網路上的圖片、你應該要更注意版權問題。

Pixabay 是個內容豐富的無版權圖片庫,網站中有超過 100 萬的素材數、基本上是可以滿足大多數需求的!(我部落格上很多圖片也都來自這裡呦)

 


來來來,讓我們共同成長、一起邁向簡報達人吧!

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